CHERTER 6 การบัญชีและซอฟต์แวร์ขององค์กร
บทที่ 6 การบัญชีและซอฟต์แวร์ขององค์กร
โปรแกรมประยุกต์ที่นิยมใช้ในงานธุรกิจ
ซอฟต์แวร์ประยุกต์(application software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กับงานด้านต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้โดยตรง ปัจจุบันมีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานทางด้านต่าง ๆ ออกจำหน่ายมาก การประยุกต์งานคอมพิวเตอร์จึงกว้างขวางและแพร่หลาย เราอาจแบ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์ออกเป็นสองกลุ่มคือ ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นใช้งานเฉพาะ ซอฟต์แวร์สำเร็จในปัจจุบันมีมากมาย เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ฯลฯ
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (general purpose software) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานทั่วไป ไม่เฉพาะเจาะจง ผู้ใช้จึงต้องเลือกซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับลักษณะงาน เช่น การพิมพ์รายงาน การสร้างตารางการทำงาน การนำเสนอผลงาน เป็นต้น
1) ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (word processing software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดทำเอกสารทุกชนิด เช่น รายงาน จดหมายเวียน หนังสือ ใบปลิว สื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เป็นต้น สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างดี เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูล และสามารถนำมาเรียกมาแก้ไขใหม่ได้ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft Word, PageMaker, Corel Draw เป็นต้น
2) ซอฟต์แวร์ตารางการทำงาน (spreadsheet software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคำนวณ วิเคราะห์ตัวเลข เพื่อใช้งานในด้านการเงิน บัญชี สถิติ คณิตศาสตร์ หรือวิทยาศาสตร์ การทำงานของซอฟต์แวร์ตารางการทำงาน ประกอบด้วยตารางขนาดใหญ่สำหรับใส่ตัวเลข ข้อความ สูตรการคำนวณ ซึ่งมีเครื่องคำนวณเตรียมไว้สำเร็จ สามารถสั่งให้คำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด ผู้ใช้สามารถประยุกต์ใช้งานประมวลผลตัวเลขอื่นๆ ได้กว้างขวาง ซอฟต์แวร์ตารางการทำงานที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Excel, Openoffice Cale ในโปรแกรมชุด Pladao Office เป็นต้น
3) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (database management software) การใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างหนึ่ง คือ การใช้เก็บข้อมูลและการจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ เหล่านั้น เรียกว่า ฐานข้อมูล ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เพื่อช่วยในการจัดเก็บเรียกค้นทำงาน และสรุปผลข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น Dbase, Paradox, Foxbase, Microsoft Access เป็นต้น
4) ซอฟต์แวร์นำเสนอ (presentation software) เป็นโปรแกรมที่ใช้นำเสนอข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ สร้างเอกสารที่ประกอบไปด้วยตัวอักษร รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว โดยแสดงออกมาทีละรายการ รวมทั้งยังสามารถใส่เสียงประกอบการนำเสนอได้ สามารถกำหนดระยะเวลาการแสดงและกำหนดจุดเชื่อมโยงไปยังหน้าที่ต้องการได้ เพื่อใช้ประกอบการบรรยายและการนำเสนอผลงานทั้งด้านธุรกิจและการศึกษา ซอฟต์แวร์นำเสนอที่นิยมใช้ เช่น Micorsoft office Powerpoint, Openoffice Impress, Pladao Office เป็นต้น
5) ซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟิกและมัลติมีเดีย (graphice and multimediasoftware) เป็นกลุ่มซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่พัฒนาขึ้นสำหรับจัดการงานทางด้านกราฟิกและมัลติมีเดียมีความสามารถเสมือนเป็นผู้ช่วยในการออกแบบชิ้นงานเกี่ยวกับการตกแต่งภาพ วาดภาพ ปรับเสียงตัดต่อภาพเคลื่อนไหว รวมถึงการสร้างและออกแบบพัฒนาเว็บไซด์ ซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟิกและมัลติมีเดีย เช่น Adobe InDesign, Adobe IIIustrator, Adobe Photoshop, Macromedia Dremweaver เป็นต้น
6) ซอฟต์แวร์การใช้งานบนเว็บไซด์และการติดต่อสื่อสาร (Web site andcommunications software) การเติบโตของเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทำให้มีผู้พัฒนาโปรแกรมเพื่อใช้งานเฉพาะอย่างเพิ่มมากขึ้น มีทั้งการตรวจเช็คอีเมล เข้าเว็บไซต์ การจัดการและดูแลเว็บไซต์ ส่งข้อความติดต่อสื่อสาร รวมไปถึงการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย ตัวอย่างซอฟต์แวร์การใช้งานบนเว็บไซต์และการติดต่อสื่อสาร เช่น Microsoft Outlook, Microsoft Netmeeting, MSN Messenger/Windows Messenger เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน ( Application software for specific purpose )
เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไป ประยุกต์ใช้งานกับองค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผลิตซอฟต์แวร์ที่มีความชำนาญในด้านนั้นๆ หรืออาจพัฒนาโดยนักเขียนโปรแกรมขององค์กร โดยผ่านการวิเคราะห์ออกแบบ ลงมือสร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อนจึงจะนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของกรมศุลกากร โปรแกรมบันทึกเวลาการปฏิบัติของพนักงาน โปรแกรมเงินเดือน ซึ่งต้องมีการออกแบบโครงสร้างซอฟต์แวร์ เพื่อให้ใช้งานได้ ตามต้องการ
Business Software ธุรกิจเล็กกลางใหญ่
ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจหรือ Business Software ที่ใช้กัน ตาม “ขนาด” ของธุรกิจ
1. ธุรกิจขนาดเล็ก แบบเล็กจริงๆ ทำกันเอง ส่วนใหญ่ก็คนในครอบครัว จะใช้ Office Suite คือพวก Microsoft Office และโปรแกรมบัญชีตัวเล็กๆ ที่ไว้เก็บตัวเลขที่ไม่ซับซ้อน ไม่มีการเอาข้อมูลดิบเหล่านั้นมาวิเคราะห์อะไรมากมายรายงานส่วนใหญ่จะค่อนข้างตรงไปตรงมา ใส่อะไรได้อย่างนั้น
2. ธุรกิจขนาดกลาง หรือจะเรียกว่า SME ก็ได้ กลุ่มนี้ range ของขนาดจะค่อนข้างกว้าง จะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์หลากหลายประเภทมากขึ้น อาจจะใช้ซอฟต์แวร์ไม่รวมกัน แยกกันใช้ ข้อดีคือขึ้นงานง่ายและเร็วกว่า เพราะไม่ดึงกันและกัน เหมาะสำหรับองค์กรที่ระบบอาจจะยังไม่โฟลว์เป็นระบบขนาดนั้น เช่น
- CRM ไว้บริหารลูกค้าสำหรับทีมขายและการตลาด
- HRM (Human Resources Management) สำหรับทีม HR
- Customer Service Management หรือ Field Service Management สำหรับบริหารทีมบริการลูกค้าทั้งที่นั่งในออฟฟิศ หรือที่ออกไปบริการนอกพื้นที่
- POS (Point of Sales) ระบบขายหน้าร้านสำหรับร้านที่เริ่มมีสาขา หรือจะเป็นพวกหน้าร้านออนไลน์
- Messaging โปรแกรมเพื่อการสื่อสารภายในอย่างเป็นระบบในองค์กร และ
- ซอฟต์แวร์บัญชีที่ตัวใหญ่ขึ้นกว่าเดิม เพราะต้อง process ข้อมูล transaction ที่มากขึ้น เก็บข้อมูลสต็อกที่ เยอะขึ้น ละเอียดและซับซ้อนขึ้น ต้องรองรับการทำธุรกิจที่มีเงื่อนไขไม่ตรงไปตรงมา ซึ่งความจริงตรงนี้คือเหตุผลที่ลูกค้าหันมาใช้ MAC-5 มากขึ้น เป็นต้น
3. ธุรกิจขนาดใหญ่ถึงใหญ่มาก กลุ่มนี้จะไม่มานั่งเลือกซอฟต์แวร์หลายๆตัวแล้วมาพยายามประติดประต่อกันเองแล้ว จะหันมาใช้ซอฟต์แวร์ที่ ทำหน้าที่พัฒนาศักยภาพของการทำงานของคนและระบบในองค์กร ซึ่งได้แก่
- ระบบ ERP (Enterprise Resources Planning) ที่คนไทยเรารู้จักกันดี ทำหน้าที่รวมทุกหน้าที่ที่จำเป็นในองค์กรรวมกัน โดยส่วนมากก็จะรวมเอา CRM, HRM, SCM, Manufacturing, Warehousing, และระบบอื่นๆ มาเชื่อมกัน
- ระบบ Enterprise Content Management ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายในองค์กร จัดการเอกสาร ไฟล์ รูป และอื่นๆในองค์กรให้อยู่ในฐานข้อมูลเดียวกัน มีการจัดการสิทธิการเข้าถึงของคนในแต่ละระดับ
- ระบบ Business Process Management (BPM) โฟกัสที่การพัฒนาระบบให้ส่งผลสูงสุด เพิ่มคุณค่าให้กับสินค้า บริการสำหรับลูกค้า คล้ายคลึงกับการทำ TQM เป็นต้น
(ที่มา : https://mac5enterprise.com,2559)
ตัวอย่างโปรแกรมธุรกิจขนาดเล็ก (โปรแกรม Microsoft Word)
โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (DesktopPublishing)เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor)
ตัวอย่างโปรแกรมธุรกิจขนาดกลาง (Point of sale)
สิ่งที่ POS ยุคใหม่ ทำได้
- ออกใบเสร็จให้ลูกค้า
- ส่งคำสั่งอาหารไปที่ครัว
- มีระบบทำรายงานการขาย
- การขาย และ สต๊อก แบบ เรียลไทม์
- ระบบสมาชิก
ประโยชน์ของ POS ที่คุณได้ จากการออกใบเสร็จให้ลูกค้า
แจกแจงค่าใช้จ่ายให้ลูกค้าทราบ อย่างละเอียด ได้เนื่องจากการออกใบเสร็จที่ชัดเจน และ ใส่โปรโมชั่นในใบเสร็จ และ สื่อสารกับลูกค้า เริ่มตั้งแต่การเขียน สโลแกนร้าน ใส่เวบไซต์ และ โซเชียลเน็ตเวิร์ค ไปจนถึงใส่ QR code วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ในการให้ข้อมูลบางอย่างสื่อสารกลับไปที่ลูกค้า
สิ่งที่คุณจะได้รับ จากการ ส่งคำสั่งอาหารไปที่ครัว
รับลูกค้าได้มากขึ้น เพราะพนักงานจำนวนเท่าเดิม ไม่ต้องเดินหายไปสั่งอาหาร เพราะใช้การกดสั่งอาหารแบบไร้สายได้เลย ไม่ทำอาหารผิด จากการพิมพ์ใบสั่งอาหารที่ชัดเจน ไม่เกิดการอ่านผิดจากการเขียนที่อ่านยาก เพราะใช้การพิมพ์อย่างมีระบบ สุดท้ายก็จะช่วยให้คุณมีกำไรมากขึ้น ลองคิดว่าเพียงแค่คุณทำอาหารผิด วันละ 2 ครั้ง ระยะเวลา 6 เดือนหรือ 1 ปี
ตัวอย่างโปรแกรมธุรกิจขนาดใหญ่
1. การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relation Management)
ระบบ CRM เป็นเครื่องมือทางการบริหารจัดการซึ่งถูกนำมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์เพื่อช่วย ให้องค์การสามารถจัดการกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์การให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ เพื่อให้เกิดความพึงพอใจสูงสุดต่อองค์การการบริหาร CRM จะประสบความสำเร็จได้นั้นมีขั้นตอนที่สำคัญ ดังนี้ คือ
1. มีการร่วมมือกันอย่างทุมเทในการดำเนินกลยุทธ์ระบบ CRM ของบุคลากรทุกระดับในองค์การ
2. พนักงานทุกระดับและทุกหน่วยเก็บข้อมูลเพื่อสนับสนุนระบบ CRM อย่างถูกต้อง
3. เครื่องมือระบบ CRM จะต้องสอดคล้องกับตัวระบบการให้บริหารเพื่อให้พนักงานและลูกค้ามีความสะดวกในการใช้งาน
4. ใช้ข้อมูลรายงานระบบ CRM ที่จำเป็นและมีการแบ่งปันไปสู่ทีมงาน
5. การดำเนินกลยุทธ์ระบบ CRM นั้นไม่ใช่การมุ่งเน้นการนำเทคโนโลยีราคาแพงเป็นหัวใจสำคัญแต่องค์การสามารถ ใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ถึงแม้ว่าจะเป็นเทคโนโลยีราคาถูกแต่องค์การสามารถใช้ ให้เกิดประสิทธิภาพได้ หากเปรียบเทียบกับการนำเทคโนโลยี ไฮ-เทค เข้ามาใช้แล้วทำให้เกิดความวุ่นวาย และเพิ่มต้นทุนมหาศาล การใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ก็จะก่อให้เกิดคุณค่ามากกว่า
2. ระบบ ERP Software
สำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรม ระบบ ERP Software อีอาร์พีถือว่าเป็นระบบสารสนเทศ ที่กำลังได้รับความนิยมเพราะ ERP Softwareเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่เข้าไปควบคุมกระบวนการทำงานในทุกๆ หน่วยงานขององค์กรและเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ERP ส่งผลให้ข้อมูลดำเนินงานสอดประสานอย่างคล้องจองเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งบริษัท ในปัจจุบัน ได้มีการขยายนิยามของคำว่า ERP อีอาร์พีไปเป็น Extended ERP อีอาร์พี หรือ ERP Plus อีอาร์พีพลัส ซึ่งหมายถึงการครอบคลุมความสามารถอื่น ๆ ในระบบ คือระบบ ซีอาร์เอ็ม CRM ซึ่งหมายถึงการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรที่เกี่ยวข้องทั้งก่อนขาย เช่น ระบบการขายเชิงรุก (Sales Force Automation) และหลังการขาย เช่น ระบบสนับสนุนลูกค้า (Customer Support) ระบบ ERP Plus อีอาร์พีพลัส เป็น Software ERP ที่ใช้ในการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ (Business Processes) ภายในองค์กรเกือบทุกจุดไม่ว่าองค์กรจะมีการทำธุรกรรมแห่งเดียวหรือหลายแห่ง
ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตการจัดจำหน่ายและการเงิน และรวมไปถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตการจัดจำหน่ายและการเงิน และรวมไปถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
(Executive Information System)
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกลงทุนในซอฟต์แวร์อีอาร์พี (ERP Software) มีดังนี้
1. การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง
2. เทคโนโลยีและการออกแบบสถาปัตยกรรมของอีอาร์พี (ERP Software)
3. ฟังก์ชั่นของอีอาร์พี (ERP Software)จะต้องตอบสนองและสร้างความสำเร็จ ให้กับธุรกิจขององค์กร
4. การแก้ไขซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง (Customization)
5. การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software maintenance)
6. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP อีอาร์พี(Cost of Ownership)
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น