บทที่ 5 องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์

บทที่ 5 องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์

โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

1. โปรแกรมธุรกิจทั่วไป (Business Software) คือ โปรแกรมใช้ในการบริหารจัดการสารสนเทศขององค์กร โดยจะเป็นตัวเสริมความคล่องตัวในการนำเสนอข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร ได้แก่ MS Word, Excel, PowerPoint และ Access เป็นต้น
2. โปรแกรมทางการบัญชี (Accounting Software) คือ โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้กับงานด้านบัญชีโดยเฉพาะ มีหน้าที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้น โดยเริ่มตั้งแต่การลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป การผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภท และสรุปผลรายการค้าออกมาในรูปของงบการเงิน ในปัจจุบันโปรแกรมทางการบัญชีมักเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประเภท ERP package ซึ่งได้รับความนิยมอย่างมาก ตัวอย่างของโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ SAP R/3, Oracle และCrystal Formula เป็นต้น

ปัจจัยพื้นฐานที่ควรจะพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมทางการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กร 

       โปรแกรมบัญชีที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนี้มีอยู่หลายชนิด ตั้งแต่ประเภทที่รองรับการบันทึกบัญชีและทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็น integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาเชื่อมกับระบบบัญชีและบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์บัญชีขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ไว้ด้วย
       การเลือกใช้งานโปรแกรมรูปแบบใดนั้นต้องพิจารณาจากความต้องการของธุรกิจเป็นหลัก เช่น ต้องการความสามารถหรือฟังก์ชั่นการทำงานแบบใดบ้าง ต้องการระบบที่เป็นแบบ Online (ผ่านinternet/intranet) หรือเป็นแบบ stand alone รันบน PC เครื่องเดียว เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้

	ERP	Integrated accounting systems	ระบบ GL
1. ราคา	สูง	ปานกลาง	ต่ำ
2. ความซับซ้อนในการติดตั้งและนำมาใช้งาน	ต้องมีการcustomize โดยผู้มีความชำนาญก่อนจึงสามารถใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ	ต้อง customize ก่อนบ้าง บางครั้งอาจไม่ต้องcustomize เลย	Install แล้วใช้ได้เลย
3. Hardware requirement	สูง	ปานกลาง/ต่ำ	ต่ำ
4. ความยุ่งยากในการใช้งาน	มีความยุ่งยาก ต้องtrain พนักงานก่อนจึงสามารถใช้ระบบได้ถูกต้อง	ผู้ติดตั้งระบบแนะนำการใช้งานเบื้องต้นและศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือเพิ่มเติม	ศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือด้วยตนเอง
5.การบำรุงรักษาหลังจากที่ซอฟแวร์ถูกนำมาใช้แล้ว	มีค่าใช้จ่ายสูงทั้งด้านการ upgradeซอฟแวร์ และการดูแลเครื่อง server	มีค่าใช้จ่ายพอสมควรหากต้องการ upgrade เป็นversion ใหม่	ไม่ค่อยมีการบำรุงรักษา หากต้องการupgrade มักติดตั้งโปรแกรมใหม่แทนเลยเนื่องจากราคาต่ำ

การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี 

องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากบริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละองค์กร ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี

	พัฒนาใช้เอง	ซื้อสำเร็จรูปจากภายนอก (Package)
คุณภาพ	มั่นใจในคุณภาพ	ความสามารถของโปรแกรมอาจไม่ตรงกับลักษณะของธุรกิจ ทำให้ไม่ได้คุณภาพตามต้องการ
การฝึกอบรมและบำรุงรักษา	ต้องฝึกอบรมการใช้งานและบำรุงรักษาเอง	บริษัทผู้ขายจัดฝึกอบรมและบำรุงรักษา
โปรแกรมเมอร์	ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนโปรแกรม	ไม่ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์
ตรงตามความต้องการ	ละเอียด ตรงตามความต้องการ	เป็นมาตรฐาน อาจต้องมีการแก้ไข ความละเอียดขึ้นอยู่กับราคา
ต้นทุน	ต้นทุนสูงและยากในการประมาณการล่วงหน้า	ต้นทุนต่ำและประมาณการล่วงหน้าได้
ระยะเวลา	ใช้เวลาในการพัฒนานาน	ซื้อเมื่อต้องการ
เข้ากันได้กับระบบงาน	ออกแบบเพื่อให้เข้ากับระบบงานได้ดี	ต้องเลือกประเภทและชนิดที่เข้ากับระบบงานได้มากที่สุด
หาได้ในท้องตลาด	ไม่มีจำหน่ายในท้องตลาด	มีจำหน่ายในท้องตลาด ราคาอยู่ในระดับที่สามารถซื้อขายได้

โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี – ตรงกับความต้องการของผู้ใช้, มีความยืดหยุ่นสูง

ข้อเสีย – ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน

โปรแกรมสำเร็จรูป (Package)

ข้อดี – สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก

ข้อเสีย – ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า

โปรแกรมที่เป็นกึ่ง Package 

เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

ความเหมือนที่แตกต่างของระบบโปรแกรมทางการบัญชี

• ความเหมือน:

ใช้หลักการในทางบัญชีเดียวกัน 

ใช้หลักการในทางด้านภาษีเดียวกัน 

ขั้นตอนในการทำงานมีลักษณะเดียวกัน

• ความแตกต่าง:

คุณภาพของโปรแกรมที่แตกต่างกัน

ความยากง่ายในการใช้งานที่แตกต่างกัน

ความยืดหยุ่นในการใช้งานแตกต่างกัน

ความสมบรูณ์ของโปรแกรมแตกต่างกัน

ความถูกต้องของโปรแกรมแตกต่างกัน

ความรวดเร็วของโปรแกรมแตกต่างกัน

เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรมที่แตกต่างกัน

แนวทางในการพัฒนาโปรแกรมแตกต่างกัน

ความต่อเนื่องในการพัฒนาแตกต่างกัน

การแนะนำและการอบรมการใช้งานที่แตกต่างกัน

การบริการหลังการขายที่แตกต่างกัน

ความใส่ใจในการบริการลูกค้าที่แตกต่างกัน

การแก้ปัญหาของลูกค้าแตกต่างกัน

ทีมงานขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมพัฒนาและทีมบริหารการจัดการที่แตกต่างกัน

องค์ประกอบและงานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี

งานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี  มีองค์ประกอบการทำงานดังนี้ 

1. เทคโนโลยีที่เป็นรากฐานของโปรแกรมทางบัญชี 

2. ทางเลือกของผู้ใช้ระบบงาน 

3. การกำหนดรหัสผ่าน หน่วยรายงาน และการกำหนดงวดบัญชี 

4. การสร้างแฟ้มหลัก การเพิ่ม ลด และเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหลัก 

5. การป้อนรายการค้าและการตรวจทานรายการค้า 

6, การผ่านบัญชี (Posting)

7. การปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด 

8. การพิมพ์แบบฟอร์ม 

9. การพิมพ์รายงาน 

10. การแลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลระหว่างระบบบัญชีย่อยและระหว่างโปรแกรม

คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ดี

• โปรแกรมบัญชี ระดับมาตรฐาน มีผู้ใช้กันอย่างแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ
• พัฒนาโดยบริษัทที่มั่นคง และ มีชื่อเสียงมายาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ
• ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่าง ๆ ครบวงจร
• ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานที่สมบูรณ์แบบ
• การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริงก่อนซื้อและมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม
• สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตได้ เช่น E- Commerce

ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อโปรแกรมทางการบัญชี

• ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อโปรแกรมราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด โปรแกรมถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน โปรแกรมราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อโปรแกรมราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากันต้องพิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของโปรแกรม การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันโปรแกรมที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป
• โปรแกรมไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้โปรแกรมแล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะโปรแกรมที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทางด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
• จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อโปรแกรมระบบเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาโปรแกรมใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
• คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับโปรแกรมที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก
• การเลือกซื้อโปรแกรมไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว จะเห็นว่าโปรแกรมระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
• ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
• ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
• ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
• ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
• ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
• ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
• ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่าย

• โปรแกรมของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต ซอฟแวร์ที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากโปรแกรมทีมีคุณภาพเท่านั้น
• บริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม Modify โปรแกรมให้เข้ากับงานของคุณหรือไม่ มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อโปรแกรมมักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของโปรแกรมเพิ่มขึ้นแต่โปรแกรมเดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ
• มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง นอกเหนือจากโปรแกรมที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่งคือ การบริการหลังการขาย การขายโปรแกรมที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่าตัวโปรแกรมเหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือโปรแกรมต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า ไม่ใช่เมื่อ 10ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ Dos แถมยังไม่มีการUpgrade ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าโปรแกรมที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้พัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหนตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก
• อ้างอิง :- http://ac427tu.googlepages.com/index.html